Fizibilite Çalışması
Kurumunuzun personellerinin de katılımıyla, aşağıdaki aşamalardan geçerek bir fizibilite çalışması yapılacak ve bu çalışma hakkında detaylı bir rapor hazırlanıp, kurumunuza sunulacaktır. Bu anlamda, fizibilite çalışma aşamaları ve hazırlanacak rapor taslağı anlatımı aşağıdaki gibi olacaktır:
A – Dosya, Belge Yapısı ve Dijitalleştirme Hareketi Tespit Aşaması
1 – Dosya ve Belge Yapısı İncelemesi: Dijitalleştirilecek dosya ve belgelerin sayımı, fiili, örneklem yoluyla veya tahmini sayım yöntemlerinden biri uygulanarak gerçekleştirilecektir. Sayım sırasında, yıpranmış, yırtılmış ve yenisi ile değiştirilmesi gereken dosyalar ile dijitalleştirilecek belgelerin istiflenmesi aşamasında kullanılacak, istifleme kapları dahil, bilumum kırtasiye malzemelerinin miktarları belirlenecek, bunların kim tarafından tedarik edileceği kararlaştırılacaktır. Aynı zamanda, dosya içeriklerinde bulunan yıpranmış, yırtılmış ve taranması mümkün olmayan dosya ve belgelerin tespiti de yapılacaktır.
2 – Dijitalleştirme Hareketi Tespiti: Tespit edilen dosya ve belgelerin yapısına göre, taranıp dijitalleştirilecek dosya veya belgeler ile taranmayıp, sadece dijital indeks yapılarak dijitalleştirilecek, dosya veya belgelerin miktar tespiti yapılacaktır.
B – Belge ve İndeks Alanları Tespit Aşaması
1 – Belge Tipleri Belirleme: Dijitalleştirme maliyetini belirleyecek önemli bir unsurdur. Bu nedenle, yukarıdaki A.1 ve 2.maddedeki sayım ve tespitler yapılırken, kaç adet belge tipinin olacağı, bunların isimlerinin ne olacağı tespiti, titizlikle yapılacaktır.
2 – İndeks Alanlarını Belirleme: İndeks alanları, belge tiplerinde veri girişlerinin yapılacağı alanlardır. Dijitalleştirme çalışmasını hızlı bir şekilde bitirmek, dokümanları dijital tasnifleyebilmek, aramalarda onları daha kolay ve hızlı biçimde bulabilmek ve belgeler arasında doğru ilişkilendirmeler kurabilmek için, dijitalleştirme sırasında oluşturulacak bu indeks bilgileri yani elektronik künyeler, dijitalleştirilecek dokümanda yer alacak ilgili bilgileri içerecektir. Örneğin, bir mimari projeye ait, ilçe, pafta, ada, parsel, blok numarası gibi bilgiler, indeks bilgileridir. İndeks bilgilerinin gereğinden fazla seçilmesi, dijitalleştirme aşamasının oldukça uzun sürmesine neden olacak ve bu da dijitalleştirme maliyetlerini kat ve kat artıracaktır. Bu yüzden, indeks alanları, en doğru, sonuca en hızlı biçimde ulaşmayı sağlayacak, minimum ve optimum sayıda seçilecektir.
C – Uygulanacak Yöntemlerin Tespiti Aşaması
1 – Tasnifleme Yöntemi ve İstifleme Planının Belirlenmesi: Dijitalleştirilecek dosya veya belgelerin tasnifi, literatürde yer alan üç yöntemden biri kullanılarak yapılacaktır. Kurumunuzun arşiv yapısına göre, aşağıda anlatılan bu yöntemlerden biri, dijitalleştirme hizmetinde kullanılmak üzere seçilecektir. Bu yöntemler;
a - Açık Seri Yöntemi: Arşivin, ileride gelecek dosyalar tahmin edilerek, düzenlendiği bir yöntemdir. Bu yöntemde, ilk önce, arşivlenecek belgelerin envanteri çıkartılacak, tasnifleme işlemi yapılacak, bu tasnife uygun dosya ve raf sistemi oluşturulacak ve her yeni gelen dijitalleştirilmiş dosya veya belgeler, tasnifte belirlenen ilgili raflara yerleştirilecektir. Dezavantajı; yeni gelecek dosya veya belge sayısı bilinmediğinden, ayrılan yerler eksik veya fazla kalabilecek ve daha başta ayrılan yerler için, gereksiz maliyetlere katlanılmasına neden olunacaktır.
b - Devamlı Seri Yöntemi: Bu yöntemde, dosya veya belgelerin istiflenmesi için raf tasnifine gerek yoktur. Dijitalleşen dosya veya belgeler, tasniflenerek birbirinden ayrılmaz. Her yeni gelen dijitalleşmiş dosya veya belgeler, belirlenen raflara, birbirlerinin arkasına gelecek şekilde istiflenecektir. Tasnif, dijitalleştirme anında, belge indeks bilgilerinin girilmesiyle kendi kendine oluşacaktır. Avantajı; dijitalleştirme sırasında tasnifin kendiliğinden oluşması ve gereksiz yere boş raf bulundurulmamasıdır. Raflar, gerektiğinde arttırılacaktır.
c - Kronolojik Dilim Yöntemi: Bu yöntem ise kapanmış yıllara ait dosyaların veya belgelerin tasnifi olarak değerlendirilir. Bu yöntemde kapanmış yıla ait bir gurup oluşturulur ve bu yıl içerisinde yer alan dosya ve belgelerin tasnifi yapılır. Daha sonra dijitalleştirilmiş belgeler, tasnifte belirlenen ilgili raflara yerleştirilir. Bu yöntem sonucunda, dijitalleşmesi ve istiflemesi bitmiş belgelerin devamı gelmez. Her yeni gelen devam, bir sonraki yıla ait olacağından, ayrı gurup olarak ayrı yerlerde arşivlenecektir.
2 – Tasnif Hareketi Yönteminin Belirlenmesi: Seçilen tasnif yöntemine göre, imha süresi dolan belgelerin imha edilmesi, yıpranmış ve yırtılmış dosyaların yenisiyle değiştirilmesi, mükerrer belgelerin birleştirilmesi veya mükerrerinin yok edilmesi ve dijitalleştirilecek belgeler için, kurumunuzun arşiv yapısına göre, aşağıdaki iki tasnif hareketinden biri seçilecektir. Bunlar;
a - Anında Hareket Yöntemi: Bu yöntemle, arşivde bulunan malzeme, dosya, belge ve diğer dokümanlar, dijitalleştirme sırasında, senkronize olarak, yıpranmış yırtılmış dosyaları değiştirilerek, imha ve mükerrerleri yok edilerek tasniflenip istiflenecektir.
b – Sıralı Hareket Yöntemi: Bu yöntemle, arşivde bulunan malzeme, dosya, belge ve diğer dokümanlar, ilk önce tasnifi ve istifleme işlemi yapılacak, yıpranmış ve yırtılmış dosyalar değiştirilecek, imha ve mükerrer dosyalar yok edilecek daha sonra dijitalleştirme işlemine geçilecektir.
3 – Dijitalleştirme Şeklinin Belirlenmesi: Kurumunuzun arşiv yapısı dikkate alınarak, aşağıda anlatılan dijitalleştirme şekillerinden hangisinin veya hangilerinin, dijitalleştirme sırasında kullanılacağı belirlenecektir. Buna göre;
a - Görüntü Alınarak Dijital Arşivleme Şekli: Bu şekilde, kartografik ve mimari projeler gibi çok büyük çalışma kağıtları (A0) ile A3-A4-A5 boyutlarında yer alan kağıt belgeler, taranarak; tarihi materyaller, örnek elbiseler, tablolar, film negatifleri, ses kayıtları, mikro filmler, fişler gibi diğer malzemeler, fotoğraf veya videolarının çekilmesiyle, pdf, tif, jpg, jpeg, mp3, mp4 gibi uzantılarla elektronik ortama aktarılarak, dijitalleştirilecektir.
b - Elektronik Olarak Dijital Arşivleme Şekli: Bu şekilde, bilgisayar veya diğer elektronik veri işleme cihazlarının kullanımı sonucunda oluşturulmuş; saklanan, kullanılan, çoğaltılan veya sergilenen; word, excel, text çıktıları, pdf çıktılar, CAD çizimleri, fotoğraf, ses ve video kayıtları gibi elektronik ortamda oluşturulmuş belgeler, olduğu gibi veya bir takım değişikliklere uğratılarak, dijital arşive kaydedilecektir.
c - Video ve Ses Arşivleme Şekli: Bu şekilde, video veya ses kayıtları, akıllı sorgular yardımıyla, içerikleri üzerinden sınıflandırılarak, ilişkiler oluşturularak, özet çıkarılarak ve dizinleme yapılarak, kendilerine erişim sağlayacak şekilde dijital arşive kaydedilecektir.
D – Bilgi İşlem Alt Yapı İnceleme Aşaması
1 – Sunucu özelliklerinin tespiti yapılacak ve varsa öneriler belirtilecektir.
2 - Fiziki veya sanal olarak hazırlanan sunucuya, Rexum QAS Dijital Arşiv Modülünün kurulumu hakkında bilgiler verilecektir.
3 - Dijitalleşmiş belgenin, kurum içi ve dışındaki kişilere gönderiminde, e-posta da kullanılacağından, SMTP ile WEB SERVER sistemlerinin varlığı incelenecek, yoksa, istenilen özellikler hakkında bilgiler verilecektir.
4 – Dijitalleşmiş belgenin kurum içi veya dışındaki kişilerle paylaşılması sırasında e-posta kullanıldığında, ilgili kişiye, e-posta ile sadece link gönderilecek ve bu linkten belirli bir sürede, ilgili dokümanı indirmesi istenecektir. Bu nedenle, paylaşım ayarlarında kullanılmak üzere nasıl bir FTP sisteminin olması gerekeceği hakkında bilgiler verilecektir.
5 – Dijitalleştirilmiş eklentiler, dijital indeksle ilişkilendirilerek saklanacaktır. Güvenlik nedeniyle, bu eklentilerin saklanacağı alan, sizin belirlediğiniz bir FTP adresi olacaktır. Bu nedenle, nasıl bir FTP sisteminin olması gerekeceği hakkında bilgiler verilecektir.
6 – Kullandığımız program olan Rexum QAS, mobil kullanımıyla benzersizdir. Dijital arşivinize, akıllı telefon veya tabletlerden ulaşmasını istediğiniz kişilerin, erişimini sağlamak için PORT ayarlarının gerekliliği hakkında bilgiler verilecektir.
E – Süre ve Fiyatlama Bilgisinin Belirlenmesi Aşaması
1 – Dijitalleştirilecek dosya ve belgelerin durumu, sayısı, belge indeks alanlarının sayısı, girilecek verilerin çokluğu, dijitalleştirme alanında çalışabilecek maksimum personel sayısı, mesai durumu gibi durumlar dikkate alınarak bir süre hesaplanacak ve kurumunuza bir teslim günü verilecektir.
2 - Dijitalleştirmede kullanılacak belge tipi, belge alanları, belge alanlarına kaydedilecek verilen çokluğu, çalıştırılabilecek maksimum personel sayısı, kullanılacak kırtasiye, donanım ve yazılım maliyetlerine göre bir analiz yapılacak ve kurumunuza, bir dijitalleştirme hizmet ücreti belirlenecektir.


Dijitalleştirme Çalışması
Tarafımızca hazırlanan fizibilitenin kabulü ve hazırlanan sözleşmenin imzalanmasından sonra, artık dijitalleşme çalışması başlayacaktır. Buna göre;
A – Kronolojik İşleyiş
İlk önce, kurumunuzun yapısı dikkate alınarak, “Arşiv Planlama Kurulu” oluşturulacaktır. Bu kurulda, her dijitalleştirilecek birimden, arşivi tanıyan ve bilen sorumlulardan birer kişi yer alacaktır. Bu kurulun görevi; “Arşivde bulunan dosya ve belgeleri hazırlamak, belge tipi ve belge alanlarının belirlenmesinde yardımcı olmak, dijitalleştirilecek belgelerin farklı yerlerde olması durumunda onları bir araya getirmek, nakiller sırasında oluşabilecek karışıklıkları düzenlemek, eksik kalan kırtasiye malzemelerinin tedarikini sağlamak, dijitalleştirmede kullanılacak programın kurulacağı sunucuları hazırlamak ve gerekli sayıda arşiv oda, dolap ve raflarını ayarlamaktır.” Bu kurul oluşturulduktan sonra, aşağıdaki işlemlere devam edilecektir.
1 – Arşiv yerleşiminin (arşiv binasının, odasının, dolabının ve raflarının), fizibilitede tespit edilen özelliklere göre, hazır halde olması, alınması gereken kırtasiye malzemelerinin tamamının tedarikinin yapılması sağlanacaktır.
2 - Dijitalleştirmede görev alacak nitelik ve sayıdaki personellerin işe alımı yapılacak, eğer kurum personelleri de kullanılacaksa, ilgililere tebliğin yapılması sağlanacaktır.
3 – Rexum QAS Dijital Arşiv Modülü kurulacak, kullanıcı gurupları belirlenip, eğitimler verilecek ve kullanıcı yetkilendirilmeleri yapılacaktır.
4 – Fizibilite çalışmasında belirlenen belge tipleri ve indeks alanları programa tanımlanacak, her belge tipine göre, ayrı ayrı olmak üzere; belgelere kimin ulaşacağı, belgelerin imha durumu, pdf, tif gibi eklenebilecek dosya uzantıları ve maksimum dosya boyutu, eklerin FTP veya FAT adreslerinden hangisine kopyalanacağı, mükerrerlik kontrolü gibi belge tipi özellikleri belirlenecektir.
Bu aşamalardan sonra, yer teslim tutanağı ile iş teslim alınacak, seçilen tasnif yöntemine ve hareketine göre, dijitalleştirmeye başlanacak, ayrıcalıklı dijital dünyanın avantajları, ayaklarınıza serilecektir.
B – Dijitalleştirme Prosedürleri
Fizibilitede seçilen tasnif yöntemine ve hareketine göre, dijitalleştirme (kataloglama) işlemine başlanacaktır. Buna göre;
1 - Dijitalleştirilecek dosya veya belgelerin ayrı yerlerde bulunması halinde, bir araya getirilmesi sağlanacaktır.
2 - İstiflenecek belgelerin koyulacağı dosya veya kaplar, Rexum QAS Dijital Arşiv Modülü kullanılarak, dijital arşiv etiket/dosya oluşturma bölümüne kaydedilerek numarataj işlemi yapılacak, daha sonra QRCode etiketleri basılıp dosyaya yapıştırılarak numarataj tamamlanacaktır.
3 - Numarataj işleminden sonra, içine koyulacak her belge, eski dosyasından çıkartılıp, indeks bilgileri oluşturulup, belgelerin okunabilirliği ve kağıdın yıpranma durumuna göre, taranarak veya taranmadan dijitalleştirilecektir. Daha sonra, dijitalleştirilen belge üzerine, kütük no içeren etiket yapıştırılacak ve saklanacağı yeni poşet dosyalara (naylon föylere), telli dosyalara veya klasörlere koyulacaktır. Dosya veya belgeler, artık, kağıtsız ortamda yönetilebilmesi için sayısallaştırılmış olunacaktır.
4 - Arşiv planlama kurulu tarafından istenilen zamanda veya sözleşmedeki hak ediş tarihlerine göre, kaç metrekare veya kaç adet iş yapıldığı analizleri yapılacaktır.
5 - Son olarak, Rexum personelleriyle, kurumunuz personelleri tarafından oluşturulacak bir ekip, yapılan işlerin, sözleşmeye uygun olarak yapılıp yapılmadığını araştırarak, teslimi gerçekleştirecektir.

Dijitalleştirme Aşaması
Tarafımızca hazırlanan fizibilitenin kabulü ve hazırlanan sözleşmenin imzalanmasından sonra, artık dijitalleşmeye başlamadan önce; fizibilitede tespit edilen özelliklerde, arşiv odaları, odalarda yer alacak arşiv dolapları ve raflarının hazır hale getirilmesi sağlanacaktır. Daha sonra, kırtasiye malzemelerinin tedariki sağlanacak ve tüm bu işlemlerin tamamlanmasından sonra aşağıdaki işlemlere devam edilecektir.
1 - Rexum Dijital Arşiv Modülünün kurulumu yapılacaktır.
2 - Kullanıcı gurupları belirlenecek ve program eğitimleri verilecektir.
3 - Kullanıcı yetkilendirilmeleri yapılacaktır.
4 - Fizibilitede belirlenen belge tipleri programa tanımlanacak ve indeks bilgileri oluşturulacaktır.
5 - Her belge tipine göre, ayrı ayrı olmak üzere; belgelere kimin ulaşacağı, belgelerin imha durumu, eklenebilecek dosya uzantıları, eklenebilecek maksimum dosya boyutu, eklerin FTP veya FAT hedef adreslerinden hangisine kopyalanacağı, mükerrerlik kontrolü gibi belge tipi özellikleri belirlenecektir.
6 - Arşiv Planlama Kurulu ile dijitalleştirmede çalıştırılacak nitelik ve sayıdaki personellerin işe alımı yapılacak, kurumdan kullanılacak personellere ilgili tebliğin yapılması sağlanacaktır.
7 - Seçilen tasnif yöntemine ve hareketine göre, dijitalleştirme (kataloglama) işlemine başlanacaktır. Buna göre;
a - Numarataj işlemi yapılacak; bu anlamda, istiflenen malzeme ve dokümanların koyulduğu dosya veya kaplar, Rexum Dijital Arşiv Modülü kullanılarak, dijital arşiv etiket/dosya oluşturma bölümüne kaydedilecek ve bu esnada numaralandırılıp, QRCode etikleri basılacak ve yapıştırılacaktır. Bu işlem, dijital indeks oluşturulacak dosyalarda ve hem dijital indeks hem de sayısallaştırma yani dijital arşivleme yapılacak dosyalarda uygulanacaktır.
b - Belge ve malzemeler, yukarıda anlatılanlar doğrultusunda, güvenli bir şekilde, RexumDijital Arşiv Modülü kullanarak, kağıtsız ortamda yönetilebilmesi için sayısallaştırılacak, yani dijital arşive kaydedilecektir. Numarataj işlemi bitmiş dosyalar veya kaplar istiflendiği yerden alınacak ve dijitalleştirileceği yere getirilecektir. daha sonra, içindeki her belge veya malzeme, yukarıda anlatılan dijital arşivleme şekillerinden uygun olanıyla, indeks bilgileri oluşturulup, dijital arşive kaydedilecektir. Bu esnada, dijitalleştirilen belge üzerine, kütük no içeren etiket oluşturulup yapıştırılacak ve saklanacağı kap veya dosyaya koyulacaktır. Bu işlem, sadece hem dijital indeks hem de sayısallaştırma yani dijital arşivleme yapılacak dosyalarda uygulanacaktır.
c - Son olarak, kutu, dosya veya kap içindeki tüm malzeme veya belgeler, kurumla yapılan anlaşma doğrultusunda, nemden korunmak isterse, kutu içlerine 7-10 gr’lık nem poşetleri atıldıktan sonra veya anlaşma yapılmamışsa, nem poşetleri atmadan, üzerlerindeki etiketler ile ilişkilendirilerek, istiflendiği arşive gönderilecektir. Bu işlem, dijital indeks oluşturulacak dosyalarda ve hem dijital indeks hem de sayısallaştırma yani dijital arşivleme yapılacak dosyalarda uygulanacaktır.
8 - Anlaşmadaki hak ediş tarihlerine göre, ne kadar, kaç metrekare veya kaç adet iş yapıldığını ve son durum analizlerini içeren bir rapor hazırlanacak ve kurumunuza verilecektir.
9 - Son olarak, kurum elemanlarınız ile firmamızın personelleri tarafından oluşturulacak bir ekip, yaptığımız işlerin, onaylanmış fizibilite raporundaki işlerle ve aramızda düzenlenen sözleşmeye uygun olarak yapılıp yapılmadığını araştırarak, teslimi gerçekleştirecektir.

DİJİTALLEŞTİRME HİZMETİMİZ

İçinde bulunduğumuz bilişim çağında, kurumların yaşadığı sorunlardan biri de şüphesiz, bilginin kaynağını oluşturan belgelere, anında ulaşılamaması ve hatta bazen bulunamamasıdır. Günümüzde, nüfusa bağlı olarak artan hizmetler ve bu hizmetlerin kanıtı belgeler nedeniyle, arşivlenen belge sayısı da artmakta, gün geçtikçe, içinden çıkılmaz hal almaktadır. Artan belge sayısıyla birlikte, emek yoğun belge arama modelinden, teknoloji yoğun belge arama modeline geçiş, artık kaçınılmaz olmuştur. Bu geçişin, belgelere ulaşım sorunlarını büyük ölçüde çözeceği muhakkaktır.

Bu nedenle, sizi, bilgiye, zamanında ve hızlı bir şekilde ulaştıracak ve tüm arşivinizi her zaman yanınızda taşımanızı sağlayacak arşiv dijitalleştirme hizmetimizden yararlanıp, bu ayrıcalıklı dijital dünyaya daha hızlı bir şekilde katılabilirsiniz.

Deneyimli kadromuzla, fiziksel arşivinizi, bünyenizde yapacağımız fizibilite ve dijitalleştirme çalışması sonucunda, kağıt halde olan, plan, proje, belge ve yazışmalar gibi taranması mümkün olan her türlü yazılı evrak şeklindeki dokümanlarınızı, tarayıp QRCode sitiliyle barkodlayarak, pdf, tif, jpg gibi formatlarda; taranması zor veya imkansız olan belge ve eşyalarınızı, fotoğraf çekerek veya videoya kaydederek, jpg, mp3, mp4 gibi formatlarda dijitalleştiriyoruz.

Fizibilite raporunuzu hazırlamak isteriz. Ücretsiz fizibilite hizmetimiz için lütfen bizimle iletişime geçin. Ayrıntılar

Unutmayın, bilgiye, zamanında ve hızlı bir şekilde ulaşmak, sağlıklı bir arşiv yapısına sahip olmakla mümkündür.

Kurumunuzun hafızası olan arşivinizi, Rexum QAS kullanarak dijitalleştirip, düzenliyor; belgelerinizin bilgilerine, asıllarına ve kopyalarına daha kolay ve hızlı bir şekilde erişiminizi sağlıyoruz !!!

Arşivinizi Dijitalleştirmeye Talibiz

Rexum QAS Dijital Arşiv Modülü ile tanışmak ister misiniz?

detaylar için...